Klantenservice groeit mee met je klantenbestand. Hoe meer klanten, hoe meer vragen, en veel van die vragen komen steeds terug. Openingstijden, beschikbaarheid, retourbeleid, factuurstatus. Werk dat noodzakelijk is maar geen marge oplevert. Met AI klantenservice stelt een AI-agent de antwoorden op die vragen voor je op.
Wat is AI klantenservice?
AI klantenservice is klantcontact waarbij een AI-agent de antwoorden op klantvragen opstelt, bijvoorbeeld via WhatsApp en e-mail. Bij Automatevia bepaal jij welke berichten eerst langs jou gaan. Het vervangt je klantenservice niet: het neemt het schrijfwerk van terugkerende vragen over, zodat jij tijd houdt voor de vragen waar een mens voor nodig is.
Wat de agent doet
Een AI-agent uit je team leest binnenkomende berichten op WhatsApp en e-mail en stelt een antwoord op in jouw tone of voice. We koppelen het AI-team aan de systemen die je al gebruikt.
Wat de agent voorbereidt
Het team stelt antwoorden voor op vragen die vaak terugkomen. Denk aan vragen over:
- Openingstijden, locatie en route
- Beschikbaarheid van producten of diensten
- Retour en garantie
- De status van een factuur of zending
- Het maken van een afspraak
Wat eerst langs jou gaat
Belangrijke berichten gaan eerst langs jou. Je ziet het voorstel in Telegram en kiest: versturen, aanpassen of overslaan. Welke berichten dat zijn, bepaal jij. Denk aan:
- Klachten
- Onderhandelingen over prijs of voorwaarden
- Berichten waarmee je je juridisch of financieel vastlegt
Zodra een actie zich keer op keer bewijst, kan hij op automatisch. Jij beslist wanneer.
Welke vragen lenen zich voor een voorstel van een agent
Vragen waarvan het antwoord al ergens vaststaat lenen zich het best: in je voorwaarden, op je site of in je planning. Hoe vaker dezelfde vraag terugkomt en hoe minder het antwoord per klant verschilt, hoe beter.
Minder geschikt zijn vragen waar een afweging in zit. Een klacht, een uitzondering op je beleid, een klant die boos is: daar wil je zelf de inhoud en de toon bepalen.
Een bruikbare toets: zou je een nieuwe medewerker dit antwoord in zijn eerste week laten versturen zonder dat je meeleest? Zo niet, dan hoort het bij de berichten die eerst langs jou gaan.
In jouw tone of voice
De agent schrijft in jouw toon. Belangrijke berichten zie je als voorstel voor ze de deur uit gaan. Klopt de toon niet, dan pas je het bericht aan.
Let bij de eerste voorstellen op de aanhef en de afsluiting, op de lengte, en op de vraag of je klanten met je of met u aanspreekt. Lees een voorstel hardop: klinkt het als iets wat je zelf aan de telefoon zou zeggen? Dan klopt de toon.
Wat je vooraf met je team afspreekt
AI klantenservice werkt alleen als duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk blijft. Spreek voor je begint af:
- Wie de voorstellen bekijkt, en op welke momenten van de dag
- Welke soorten berichten eerst langs een mens gaan
- Wat er gebeurt met een vraag als niemand op het voorstel reageert
- Waar het beleid staat waar antwoorden op leunen, en wie dat bijhoudt
Een antwoord is zo goed als de tekst waar het op leunt. Staat je retourbeleid nergens helder beschreven, schrijf dat dan eerst op.
Hoe je klein begint
Begin met een soort vraag op een kanaal, bijvoorbeeld vragen over openingstijden via e-mail. Lees in het begin mee met wat er wordt voorgesteld en houd bij welke voorstellen je ongewijzigd verstuurt en welke je aanpast.
Wat je steeds ongewijzigd verstuurt, is een kandidaat om later op automatisch te zetten. Wat je steeds aanpast, vraagt om een betere brontekst of hoort bij de berichten die eerst langs jou gaan. Breid pas uit naar een volgende soort vraag als de eerste goed loopt.
Wat het kost
Wat een AI-team kost staat op de pagina over AI-automatisering voor het mkb. Begin met de gratis scan: stuur ons je wekelijkse taken en je krijgt terug wat een AI-team daarvan kan overnemen.
Veelgestelde vragen over AI klantenservice
Is AI klantenservice betrouwbaar?
Dat hangt af van waar de antwoorden op leunen en van wie meekijkt. Een AI-agent kan een fout antwoord opstellen, net als een nieuwe medewerker. Daarom gaan belangrijke berichten bij Automatevia eerst langs jou: je ziet het voorstel in Telegram en kiest versturen, aanpassen of overslaan.
Werkt AI klantenservice via WhatsApp?
Ja. Een AI-agent leest binnenkomende berichten op WhatsApp en e-mail en stelt een antwoord op in jouw tone of voice. Jij bepaalt welke berichten eerst langs jou gaan.
Wat is het verschil tussen een chatbot en een AI-agent in de klantenservice?
Een klassieke chatbot volgt een vast script met vooraf geschreven antwoorden. Een AI-agent stelt per bericht een antwoord op, op basis van de vraag en van de informatie die je hem geeft. Bij Automatevia gaan belangrijke berichten daarna eerst langs jou.
Welke klantvragen kan een AI-agent voorbereiden?
Vragen die vaak terugkomen en waarvan het antwoord al vaststaat, zoals vragen over openingstijden, beschikbaarheid, retour en garantie, de status van een factuur of zending en het maken van een afspraak. Welke berichten eerst langs jou gaan, bepaal jij; denk aan klachten, onderhandelingen en berichten waarmee je je vastlegt.
