Een aanvraag komt zelden binnen op een moment dat je tijd hebt. Leads opvolgen schuift dan naar het eind van de dag, of naar morgen. Met AI stelt een AI-agent het eerste bericht voor je op, in jouw toon. Jij bepaalt welke berichten eerst langs jou gaan.
Waarom lead opvolging blijft liggen
Het probleem is niet motivatie. Het probleem is dat een ondernemer zelden naast zijn inbox of telefoon zit. Hij is op locatie. In gesprek. Aan het rijden.
Kijk in je eigen inbox hoe lang een nieuwe aanvraag nu op een eerste reactie wacht, en hoeveel aanvragen na die eerste reactie geen vervolg krijgen. Die twee getallen zijn je vertrekpunt.
Wat de agent doet
Een AI-agent uit je team leest nieuwe aanvragen die via WhatsApp en e-mail binnenkomen en stelt een eerste bericht op in jouw tone of voice. We koppelen het AI-team aan de systemen die je al gebruikt.
Wat de agent voorbereidt
De agent leest wat de lead heeft achtergelaten: de naam, de vraag en waar de aanvraag vandaan komt. Op basis daarvan stelt hij een bericht op. Denk aan:
- Een bevestiging dat de aanvraag binnen is
- De twee of drie vragen die je een nieuwe lead meestal stelt
- Een voorstel voor een belafspraak of een bezoek
Wat eerst langs jou gaat
Belangrijke berichten gaan eerst langs jou. Je ziet het voorstel in Telegram en kiest: versturen, aanpassen of overslaan. Welke berichten dat zijn, bepaal jij. Denk aan:
- Een eerste bericht aan een grote of ongewone aanvraag
- Berichten over prijs of voorwaarden
- Berichten waarmee je je juridisch of financieel vastlegt
Zodra een actie zich keer op keer bewijst, kan hij op automatisch. Jij beslist wanneer.
In jouw tone of voice
De agent schrijft in jouw toon. Belangrijke berichten zie je als voorstel voor ze de deur uit gaan. Klopt de toon niet, dan pas je het bericht aan.
Wat je vooraf afspreekt
Leads opvolgen met AI werkt alleen als duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk blijft. Spreek voor je begint af:
- Wie de voorstellen bekijkt, en op welke momenten van de dag
- Wat er gebeurt met een aanvraag als niemand op het voorstel reageert
- Wanneer een lead naar een mens gaat: bij een concrete prijsvraag, bij twijfel, of als iemand om een gesprek vraagt
- Hoe vaak een lead een vervolgbericht krijgt, en wanneer je hem loslaat
Hoe het zich verhoudt tot tools die je al kent
Een chatbot op je site beantwoordt vragen van bezoekers. Een programma voor e-mailmarketing verstuurt berichten op een vast moment aan een lijst. Een AI-agent stelt per aanvraag een bericht op, op basis van wat de lead schreef en van de informatie die je hem geeft. Bij Automatevia gaan belangrijke berichten daarna eerst langs jou.
Hoe je klein begint
Begin met een soort aanvraag op een kanaal, bijvoorbeeld aanvragen via het formulier op je website. Lees in het begin mee met wat er wordt voorgesteld en houd bij welke voorstellen je ongewijzigd verstuurt en welke je aanpast.
Wat je steeds ongewijzigd verstuurt, is een kandidaat om later op automatisch te zetten. Wat je steeds aanpast, vraagt om betere informatie voor de agent of hoort bij de berichten die eerst langs jou gaan. Meet na een paar weken opnieuw de twee getallen van het begin.
Wat het kost
Wat een AI-team kost staat op de pagina over AI-automatisering voor het mkb. Begin met de gratis scan: stuur ons je wekelijkse taken en je krijgt terug wat een AI-team daarvan kan overnemen.
