Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 23 oktober 2026

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Automatevia is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website en onze zakelijke communicatie worden verwerkt.

Handelsnaam: Automatevia
KvK-nummer: 99787113
Contact privacy: info@automatevia.com
Algemeen contact: info@automatevia.com

Automatevia is een eenmanszaak en heeft geen wettelijke plicht tot het aanstellen van een Functionaris Gegevensbescherming (FG/DPO). Voor alle privacyverzoeken kun je terecht bij bovenstaand e-mailadres.

2. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Wij verwerken de volgende categorieen persoonsgegevens:

Bij contact via formulier, e-mail of telefoon: naam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, functietitel en de inhoud van je bericht. Als je ja zegt op de meetvraag en een scanaanvraag verstuurt, ontvangen we ook de beschikbare campagnegegevens (UTM-parameters) en de Google Ads-klikcode (gclid) uit het pagina-adres of uit de daarvoor toegestane tabbladopslag. We sturen deze samen met je aanvraag mee in onze interne aanvraagmail om de herkomst van je aanvraag te herkennen. Zonder die toestemming lezen of sturen we deze gegevens niet mee voor herkomstmeting. Je kunt bij je aanvraag ook vrijwillig zelf aangeven hoe je ons hebt gevonden; dit antwoord ontvangen we met je aanvraag, onafhankelijk van je keuze voor meting. Als je toestemming geeft voor Google Analytics, ontvangt dat meetprogramma ook het pagina-adres, inclusief campagnegegevens en de gclid als die daarin staan.
Bij zakelijke outreach via LinkedIn: zakelijke contactgegevens (naam, functie, LinkedIn-URL, bedrijfsnaam, bedrijfsadres) afkomstig uit openbare bronnen zoals de website van je werkgever, LinkedIn en professionele bedrijvengidsen.
Amerikaanse zakelijke selectie en contact per e-mail, en bestaande Britse gegevens: zie sectie 10.
Bij bezoek aan de website: technische loggegevens zoals IP-adres, browsertype en bezochte pagina's (via Netlify-hosting). Die loggegevens gebruiken we ook om bezoek te tellen, alleen als totalen (zie sectie 7). Zeg je ja op de vraag over meten, dan ook gegevens over je bezoek via Google Analytics (zie sectie 7).
Bij klantopdrachten: aanvullende gegevens die nodig zijn om de overeengekomen diensten te leveren (zoals inloggegevens voor systemen waarmee we mogen werken), conform een verwerkersovereenkomst waar van toepassing.

3. Doel en wettelijke grondslag

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

Inkomende contactverzoeken beantwoorden en offertes opstellen, grondslag: uitvoering van of voorbereiding op een overeenkomst (Art. 6(1)(b) AVG).
Voor het uitlezen en meesturen van campagnegegevens (UTM-parameters) en de Google Ads-klikcode (gclid), en voor het tijdelijk bewaren en later uitlezen daarvan in je tabblad, gebruiken we je toestemming (artikel 6 lid 1 onder a AVG). Voor je vrijwillige antwoord op de vraag hoe je ons hebt gevonden, gebruiken we ons gerechtvaardigd belang om de herkomst van aanvragen te begrijpen (artikel 6 lid 1 onder f AVG); antwoorden is niet verplicht en staat los van je toestemming voor meting.
Zakelijke outreach richting professionals bij potentieel relevante bedrijven via LinkedIn, grondslag: gerechtvaardigd belang (Art. 6(1)(f) AVG). Ons belang is het identificeren van bedrijven die baat kunnen hebben bij AI-automatisering; wij richten ons uitsluitend op zakelijke contactgegevens in een B2B-context, beperken de frequentie, en respecteren elke opt-out (zie sectie 9).
Amerikaanse zakelijke selectie en contact per e-mail, en bestaande Britse gegevens: zie sectie 10.
Uitvoering van klantopdrachten, grondslag: uitvoering van overeenkomst (Art. 6(1)(b) AVG).
Wettelijke verplichtingen (bijv. bewaarplicht administratie 7 jaar), grondslag: wettelijke plicht (Art. 6(1)(c) AVG).
Verbetering van onze website en diensten op basis van geaggregeerde, niet-herleidbare gegevens, grondslag: gerechtvaardigd belang (Art. 6(1)(f) AVG).
Bezoek aan de website tellen uit de loggegevens van onze hosting, alleen als totalen, zonder cookies en zonder iets op je apparaat te plaatsen of uit te lezen, grondslag: gerechtvaardigd belang (Art. 6(1)(f) AVG). Ons belang is weten hoeveel mensen de site bezoeken en welke pagina's ze lezen.

4. Bewaartermijnen

Contactformulier- en e-mailverkeer: maximaal 2 jaar na laatste contact, tenzij er een klantrelatie ontstaat.
Outreach-lijsten en communicatielogs voor LinkedIn: maximaal 2 jaar na laatste interactie, of eerder op verzoek.
Amerikaanse zakelijke selectie en contact per e-mail, en bestaande Britse gegevens: zie sectie 10.
Klantgegevens en facturatie: 7 jaar op basis van fiscale bewaarplicht.
Server- en websitelogs: maximaal 12 maanden.

5. Delen met derden en verwerkers

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij delen gegevens met verwerkers onder een verwerkersovereenkomst en, voor AI-diensten, zoals hieronder beschreven. De verwerkers zijn op dit moment onder andere:

Hosting- en infrastructuurleveranciers (o.a. Netlify, Google Workspace)
E-mail- en outreach-tooling (bijv. Resend, LinkedIn, SendPilot, en Hostinger voor de mailboxen op automateviahq.com en automatevia-agency.com)
Boekhoud- en facturatiesoftware
Apify, voor openbare zoekresultaten zoals beschreven in sectie 10.

Wanneer verwerking door deze verwerkers plaatsvindt buiten de EER, borgen wij een passend beschermingsniveau via EU-standaardcontractbepalingen (SCC's) of een adequaatheidsbesluit.

AI-diensten: Wij gebruiken ChatGPT van OpenAI en Claude van Anthropic om zakelijke contactgegevens te beoordelen en berichten op te stellen en na te kijken. Daarbij kunnen deze diensten contactgegevens en de inhoud van berichten ontvangen en verwerken in de Verenigde Staten en andere landen. We gebruiken persoonlijke abonnementen. OpenAI en Anthropic verwerken de ingevoerde gegevens onder hun eigen privacybeleid: OpenAI en Anthropic.

Daarnaast ontvangen de volgende diensten gegevens wanneer je onze website gebruikt:

Google (Google Analytics, bezoekmeting): alleen nadat je ja hebt gezegd op de vraag over meten. Google ontvangt je IP-adres, de pagina's die je bekijkt (met het adres zoals je binnenkwam, ook als een advertentie daar een kenmerk aan heeft gehangen), de pagina waar je vandaan kwam, gegevens over je browser en apparaat, en een bezoekersnummer uit de twee cookies.
Cal.com (agenda): alleen op de contactpagina en op persoonlijke voorstelpagina's, nadat je op de knop van de agenda hebt geklikt. Cal.com ontvangt je IP-adres, gegevens over je browser, en bij het boeken wat je invult: je naam, je e-mailadres en de gekozen tijd.
Unsplash (afbeeldingen): op de homepage en in de blog. Unsplash ontvangt je IP-adres en gegevens over je browser.

Boek je een afspraak in de agenda, dan ontvangen wij de gegevens van je boeking, waaronder je naam, je e-mailadres en het tijdstip. Die gegevens worden bewaard bij onze hosting (Netlify). Je naam, je e-mailadres en het tijdstip worden daarnaast als melding verstuurd naar ons eigen account bij de berichtendienst Telegram.

6. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, waaronder versleutelde verbindingen (HTTPS), toegangscontrole en gescheiden opslag van klantomgevingen. Ondanks deze maatregelen is geen enkele methode van overdracht of opslag via internet 100% veilig.

7. Cookies en bezoekmeting

Bij je eerste bezoek vragen we of we je bezoek met Google Analytics mogen meten en in je tabblad mogen onthouden via welke advertentie of link je kwam, zodat we die herkomst met je scanaanvraag kunnen meesturen. We vragen daarbij ook toestemming om de campagnegegevens (UTM) en de Google Ads-klikcode (gclid) uit te lezen en mee te sturen. Zolang je niet hebt gekozen, en als je nee kiest, laden we dat meetprogramma niet. Er worden dan geen meetcookies geplaatst en er gaan geen gegevens over je bezoek naar Google.

Kies je ja, dan meten we met Google Analytics welke pagina's worden bezocht, en of je het formulier van de gratis scan verstuurt, een afspraak boekt of op een WhatsApp-link of een mailadres klikt. Wat je in het formulier invult gaat daarbij niet naar Google. Google Analytics plaatst dan twee cookies op ons domein: _ga en een cookie waarvan de naam begint met _ga_. Beide hebben een looptijd van 400 dagen. De meetgegevens gaan naar Google.

Je keuze bewaren we zes maanden in je eigen browser. Dat is geen cookie, en de keuze wordt niet naar ons of naar een ander verstuurd. Daarna vragen we het opnieuw. Je kunt je keuze wijzigen via de link Cookie-instellingen in de voettekst. Ga je van ja naar nee, dan verwijderen we de twee cookies van Google Analytics en laden we het meetprogramma niet meer.

Alleen als je toestemming geeft voor herkomstmeting, bewaren we de campagnegegevens en klikcode tijdelijk in de sessionStorage van het huidige tabblad, zodat we ze ook na navigatie naar een andere pagina met je scanaanvraag kunnen meesturen. Dit is geen cookie, maar wel browseropslag voor de duur van de tabbladsessie. We verwijderen de bewaarde herkomst ook zodra je de scan hebt verstuurd of je toestemming via Cookie-instellingen intrekt. Zonder die toestemming gebruiken we deze opslag niet en lezen of sturen we ook geen UTM-parameters of gclid uit het huidige pagina-adres mee voor herkomstmeting. We sturen je scanaanvraag niet als offline conversie terug naar Google. De ontvangst van het pagina-adres door Google Analytics na toestemming is hierboven afzonderlijk beschreven.

Los van die vraag tellen we bezoek uit de loggegevens van onze hosting, met Netlify Web Analytics. Daarvoor wordt niets op je apparaat geplaatst of uitgelezen, ook geen cookie, en het werkt hetzelfde of je ja of nee kiest. Netlify maakt er totalen van, zoals het aantal paginaweergaven, het aantal verschillende IP-adressen per dag, de meest bezochte pagina's, de locaties waar het bezoek vandaan kwam en de sites waar bezoekers vandaan kwamen. Wij zien alleen die totalen, geen gegevens per bezoeker.

Wissel je op de site van taal, dan onthoudt een cookie met de naam locale die taal een jaar lang. Daarnaast bewaart je browser op je eigen apparaat of je een taalsuggestie hebt gezien, en het concept van een intakeformulier dat je nog niet hebt verstuurd.

Op de contactpagina en op persoonlijke voorstelpagina's kun je een afspraak plannen in een agenda van Cal.com. Die agenda laden we pas als je op de knop klikt. Cal.com plaatst dan drie eigen cookies: twee verdwijnen als je de browser sluit, de derde binnen een dag. De agenda haalt dan zelf ook een afbeelding op bij Google en meldt fouten bij een dienst voor foutmeldingen (Sentry).

De homepage en de blog tonen afbeeldingen die je browser ophaalt bij Unsplash. Bij onze controle plaatste Unsplash daarbij geen cookie; je IP-adres en gegevens over je browser gaan wel naar Unsplash.

8. Jouw rechten

Op grond van de AVG en, waar die geldt, de UK GDPR heb je de volgende rechten, voor zover ze gelden bij de grondslag van de verwerking. Je hebt het recht om:

Inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij van je verwerken;
Correctie van onjuiste of onvolledige gegevens te vragen;
Verwijdering van je gegevens te verzoeken ("recht op vergetelheid");
De verwerking te beperken of tijdelijk te laten stopzetten;
Je gegevens in een gangbaar formaat over te laten dragen (dataportabiliteit);
Bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, in het bijzonder tegen direct marketing / outreach. Wij honoreren dit bezwaar zonder voorwaarden, zoals beschreven in sectie 9.
Een eerder gegeven toestemming in te trekken.

Stuur je verzoek naar info@automatevia.com. Wij reageren binnen 30 dagen. Ter verificatie kunnen wij om aanvullende informatie vragen.

9. Opt-out bij zakelijke outreach

Je kunt op ieder moment gratis en zonder reden bezwaar maken tegen direct marketing. Ontvang je e-mail of LinkedIn-berichten van ons en wil je die niet meer ontvangen? Dan geldt het volgende:

Antwoord op ons bericht, bijvoorbeeld met STOP. Iedere duidelijke afmelding telt, ook zonder dat woord.
Of mail info@automatevia.com.

Voor e-mail stoppen we dan onmiddellijk de marketing aan jou, inclusief ingeplande berichten en marketingprofilering. Voor LinkedIn zetten we je dezelfde werkdag op afgemeld in ons outreach-programma, zodat er geen nieuwe berichten volgen. Daarna bewaren we alleen een aparte afmeldregistratie: het adres of identificatiemiddel dat nodig is om je afmelding te herkennen en de datum, niet het volledige prospectprofiel. We bewaren die zolang dat nodig is om hernieuwde benadering te voorkomen en beoordelen dat jaarlijks.

10. Amerikaanse zakelijke selectie en contact per e-mail, en bestaande Britse gegevens

Automatevia is verantwoordelijk voor het gebruik van je persoonsgegevens voor dit zakelijke contact. Je kunt ons bereiken via info@automatevia.com. Onze volledige identificatie staat bovenaan dit privacybeleid. Ook berichten vanaf automateviahq.com en automatevia-agency.com komen van Automatevia.

Sinds 23 oktober 2026 richten we nieuwe zakelijke selectie en benadering uitsluitend op Amerikaanse bedrijven. We onderzoeken deze bedrijven om passende zakelijke kansen voor onze automatiseringsdiensten en digitale systemen te beoordelen en kunnen geselecteerde bedrijven benaderen over relevante diensten. We leggen geen nieuwe Britse contacten. Gegevens uit de eerdere Britse selectie bewaren we uiterlijk tot hun toepasselijke wisdatum volgens de onderstaande termijnen. Als de contactgegevens naar jou als persoon verwijzen, verwerken we je naam, zakelijke functie, werkadres, bedrijfsnaam, de bron en datum van de gegevens, de reden waarom het aanbod zakelijk relevant lijkt en onze correspondentie. Voor de eerdere Britse selectie gebruikten we de eigen website van het bedrijf, voor de contactgegevens en de reden waarom we het bedrijf kozen, openbare zoekresultaten en lijsten van brancheverenigingen, alleen om die website te vinden, en het Britse register Companies House, alleen om te controleren dat het bedrijf actief was. Bij een eerste bericht vermeldden we waar we je contactgegevens vonden. Een openbaar adres betekent niet dat je toestemming hebt gegeven.

Voor de Amerikaanse selectie gebruiken we de eigen website van het bedrijf om de zakelijke behoefte en de aansluiting op onze diensten te beoordelen. We raadplegen ook openbare zakelijke hulpvragen, bijvoorbeeld op vakforums, om te beoordelen of er een passende vraag naar externe hulp is. Openbare zoekresultaten gebruiken we als vindplaats voor de oorspronkelijke bron, onder meer via Apify. Daarbij kunnen namen en andere persoonsgegevens zichtbaar zijn. Een zoekresultaat of hulpvraag bewijst geen toestemming om iemand te benaderen. We beoordelen eerst de bedrijfskans. Als daarvoor of voor later contact persoonsgegevens nodig zijn, leggen we vast waarom die nodig zijn en wegen we ons zakelijke belang af tegen je privacy en redelijke verwachtingen voordat we ze verwerken. Eventuele zakelijke contactgegevens halen we van de eigen bedrijfswebsite; we bewaren de bron en verzameldatum en vertellen je bij het eerste contact waar we de gegevens vonden. Een algemeen of functiegebonden adres kan ook een persoonsgegeven zijn als het naar jou herleidbaar is.

Voordat we een Amerikaans bedrijf benaderen, raadplegen we openbare bedrijfsregisters alleen om te controleren of het bedrijf bestaat en actief is. Daarbij kunnen we incidenteel openbaar vermelde persoonsnamen zien; uit de registers slaan we geen persoonsgegevens op.

Onze grondslag voor deze persoonsgegevens is gerechtvaardigd belang, artikel 6 lid 1 onder f AVG en, waar van toepassing, UK GDPR. Ons belang is passende zakelijke klanten te vinden voor onze automatiseringsdiensten. We wegen dit af tegen jouw privacy, redelijke verwachtingen en recht om geen marketing te ontvangen. We beperken de gegevens en contactfrequentie tot wat daarvoor nodig is. Je hoeft niet te antwoorden. Een bezwaar stopt verdere marketing aan jou.

Voor Britse en Amerikaanse onderzoeksdossiers hanteren we als bewaarbeleid: verwijderen uiterlijk 30 dagen na verzameling als we het contact niet benaderen, of 90 dagen na de eerste e-mail als we het wel benaderen. Bij een vastgelegd LinkedIn-verzoek geldt in plaats van de verzameltermijn 30 dagen na dat verzoek, of 90 dagen na dat verzoek als de ontvanger zelf heeft gereageerd. Zijn er zowel e-mail- als LinkedIn-contactmomenten, dan geldt de vroegste toepasselijke contacttermijn. Een inhoudelijk gesprek verlengt de termijn van het onderzoeksdossier niet tot de langere bewaartermijn voor correspondentie.

Voor de mailboxcorrespondentie en bijbehorende contactregistratie hanteren we 90 dagen na de eerste e-mail. Is er een inhoudelijk gesprek, dan bewaren we de noodzakelijke correspondentie maximaal 730 dagen na het laatste inhoudelijke contact. Een eigen opvolgbericht verlengt die termijn niet. Ontstaat een klantrelatie, dan gelden de bewaartermijnen voor klantgegevens; eventuele wettelijke bewaarplichten blijven gelden.

Om te voorkomen dat we iemand opnieuw benaderen na een afmelding, een antwoord of een onbestelbare e-mail, bewaren we een registratie met het adres of bedrijfsdomein, de reden, de datum en een verwijzing naar het bericht. Die bewaren we zolang we acquisitie doen; we beoordelen jaarlijks of dat en elk gegeven nog nodig is.

Na het wissen van benaderde adressen bewaren we een eenrichtingshash van het adres of bedrijfsdomein om een nieuwe eerste benadering te voorkomen. Ons beleid is deze hash 730 dagen na het wissen te verwijderen. Van nooit benaderde, gewiste adressen bewaren we een hash om die adressen uit technische sessielogs te redigeren; daarvoor hanteren we maximaal 730 dagen vanaf de dag waarop het onderzoeksdossier daadwerkelijk is gewist. Deze hashes zijn pseudoniemen en blijven persoonsgegevens wanneer ze naar iemand herleidbaar zijn.

Reservekopieën bewaren we versleuteld lokaal op onze eigen systemen. We bewaren de laatste zeven succesvol gemaakte pakketten en verwijderen oudere pakketten na een geslaagde nieuwe bouw; dit is geen vaste termijn van zeven dagen. De Amerikaanse onderzoeksbestanden zijn uitgesloten van deze pakketten. Andere registraties en systeemtoestand kunnen wel worden meegenomen. Technische sessie- en werklogs staan los van de onderzoeksdossiers en kunnen geraadpleegde gegevens bevatten. Ons bewaarbeleid is de gegevens in deze logs uiterlijk 100 dagen na vastlegging te verwijderen. Voor deze logs voeren we de wisroutine nog in; tot de eerste uitvoering kunnen er oudere gegevens in staan.

Deze termijnen zijn ons bewaarbeleid. De controles draaien dagelijks; de echte wisroutines worden gefaseerd ingevoerd uiterlijk op de eerste vervaltermijnen. Dit betekent niet dat alle genoemde gegevens nu al automatisch worden gewist.

Voor het verzamelen van openbare zoekresultaten gebruiken we Apify Technologies s.r.o. (Tsjechië) als verwerker. Apify ontvangt onze zoekvragen en instellingen en verwerkt de gevonden titels, links en tekstfragmenten, waarin persoonsgegevens kunnen staan. We verwijderen onze ruwe datasets bij Apify zodra de benodigde bevindingen zijn vastgelegd, uiterlijk zeven dagen na de run, en controleren en loggen de verwijdering. Voor de overige opslag van de run, waaronder runlogs, invoermetadata in de key-value store en de request queue, geldt eveneens ons beleid om deze uiterlijk zeven dagen na de run te verwijderen en de verwijdering te controleren en te loggen. Onze sessietranscripten vallen niet onder deze verwijdering van Apify-runopslag. Apify kan ook buiten de EER verwerken; zijn verwerkersvoorwaarden voorzien waar wettelijk vereist in passende doorgiftemechanismen, waaronder EU-standaardcontractbepalingen. Meer informatie staat in Apify's verwerkersvoorwaarden.

Alleen bevoegde medewerkers en de dienstverleners die nodig zijn voor deze verwerking krijgen toegang. De contactselectie bewaren we als bestanden op onze eigen computer in Nederland, niet in een extern systeem voor contactbeheer. De e-mails versturen en ontvangen we via mailboxen bij Hostinger (HOSTINGER INTERNATIONAL LIMITED, Cyprus), en antwoorden aan info@automatevia.com komen binnen in Google Workspace. Voor het beoordelen van contactgegevens en het opstellen en nakijken van berichten gebruiken we AI-diensten, zoals beschreven onder AI-diensten in sectie 5. We verkopen je gegevens niet.

Hostinger meldt dat het gegevens ook buiten de EER kan opslaan en daarvoor de EU-standaardcontractbepalingen gebruikt. Google Workspace gebruikt een adequaatheidsbesluit of de EU-standaardcontractbepalingen. Waar UK GDPR geldt: de EU heeft een adequaatheidsbesluit voor het Verenigd Koninkrijk, en het Verenigd Koninkrijk erkent de EER als passend. Voor de AI-diensten: zie AI-diensten in sectie 5.

Je kunt op ieder moment gratis en zonder reden bezwaar maken tegen direct marketing. Antwoord op ons bericht, bijvoorbeeld met STOP, of mail info@automatevia.com. Iedere duidelijke afmelding telt, ook zonder dat specifieke woord. We stoppen dan onmiddellijk de marketing aan jou, inclusief ingeplande berichten en marketingprofilering. Je kunt ook vragen om inzage, correctie, verwijdering of beperking van je persoonsgegevens, voor zover deze rechten van toepassing zijn. Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, waar UK GDPR van toepassing is, bij de Britse Information Commissioner's Office via ico.org.uk/make-a-complaint.

11. Klacht indienen

Kom je er met ons niet uit? Dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl. Waar UK GDPR van toepassing is, kun je ook een klacht indienen bij de Britse Information Commissioner's Office via ico.org.uk/make-a-complaint.

12. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze dienstverlening of wet- en regelgeving daartoe aanleiding geeft. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste update bovenaan.

13. Contact

Vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van jouw persoonsgegevens? info@automatevia.com.