De voorraad staat in het ene systeem, de facturen in het andere en de planning in een spreadsheet. Elke week tikt iemand dezelfde gegevens twee keer over. Op zo'n moment valt het woord ERP. Op deze pagina lees je wat een ERP-implementatie is, hoe je een pakket kiest, welke stappen erbij horen, wat je met koppelingen en maatwerk oplost en waar het vaak misgaat. Onderaan staat wat wij voor je kunnen doen, van de eerste keuze tot het beheer daarna.
Wat is een ERP-implementatie?
Een ERP-systeem is software waarin de kern van je bedrijf samenkomt: inkoop, voorraad, verkoop, planning en financiën. Een ERP-implementatie is het traject waarin je zo'n systeem kiest, inricht, vult met je gegevens en in gebruik neemt.
Het zwaarste deel is zelden de software. Het is beslissen hoe je voortaan werkt, je gegevens op orde brengen en je mensen meenemen.
Heeft een mkb-bedrijf een ERP nodig?
Niet altijd. Stel jezelf eerst deze vragen:
- 1Hoeveel systemen houd je nu naast elkaar bij, en hoe vaak tik je iets over?
- 2Weet je op elk moment wat er op voorraad ligt, wat er besteld is en wat er nog gefactureerd moet worden?
- 3Zit het probleem in het ontbreken van een systeem, of in systemen die niet met elkaar praten?
- 4Groeit je bedrijf zo dat de huidige manier van werken over een jaar niet meer past?
Praten twee goede pakketten niet met elkaar, dan is een API-koppeling tussen die pakketten vaak genoeg en hoef je niets te vervangen. Loop je vast op het geheel, dan is een ERP het overwegen waard.
Een ERP-pakket kiezen: waar je op let
Een demo laat zien wat een pakket op zijn best doet. Jij wilt weten wat het doet op een gewone dinsdag in jouw bedrijf. Let bij de keuze op deze punten:
- Past het bij hoe jij werkt, of moet je je werkwijze ervoor omgooien? Vraag de leverancier om jouw eigen gevallen te laten zien, met de uitzonderingen erbij.
- Wat geeft het pakket vrij om te koppelen? Vraag of er een API is, wat je daarmee kunt lezen en schrijven en in welk abonnement die zit.
- Hoe gaat het pakket om met updates? Elke aanpassing in het pakket zelf maakt een update zwaarder.
- Wat kost het naast de licentie? Inrichten, gegevens overzetten, koppelingen, opleiden en het bijhouden daarna horen in de vergelijking.
- Hoe krijg je je gegevens eruit als je ooit overstapt?
- Wie helpt er als iets niet werkt, en hoe bereik je die?
Zet de pakketten die overblijven naast elkaar op dezelfde lijst, met dezelfde gevallen. Zo vergelijk je pakketten en niet presentaties.
Het stappenplan
1. Je processen opschrijven
Schrijf op hoe een order nu door je bedrijf loopt, van aanvraag tot betaling, met de uitzonderingen erbij. Zonder dat beeld kies je een pakket op het gevoel van een demo.
2. Eisen opstellen en een pakket kiezen
Maak een korte lijst van wat het systeem moet kunnen en wat mooi meegenomen is. Vergelijk de pakketten daarna op de punten hierboven, met jouw eigen gevallen.
3. Je gegevens opschonen en overzetten
Klanten die dubbel staan, artikelen zonder prijs, oude leveranciers: wat je meeneemt naar het nieuwe systeem, blijft daar staan. Schoon je gegevens op voordat je ze overzet, en zet eerst een proefset over die je naast het oude systeem legt.
4. Inrichten en koppelen
Het pakket wordt ingesteld op jouw manier van werken en verbonden met wat blijft bestaan, zoals je webshop, je betaalprovider of je boekhouding. Leg per koppeling vast welke gegevens welke kant op gaan en welk systeem de waarheid is.
5. Testen met echte gevallen
Laat de mensen die het werk doen een gewone week naspelen in het nieuwe systeem, met de lastige gevallen erbij. Wat zij tegenkomen, staat in geen enkel plan.
6. Overstappen en bijsturen
Kies een rustig moment om over te stappen en spreek af waar mensen terechtkunnen met vragen. Reken erop dat je in de eerste weken dingen bijstelt.
7. Beheren na de livegang
Een ERP is na de overstap niet af. Er komen updates, nieuwe medewerkers, nieuwe producten en soms een systeem dat moet aansluiten. Spreek af wie de koppelingen in de gaten houdt, wie wijzigingen doorvoert en waar vragen terechtkomen.
Gegevens overzetten: het onderschatte deel
Gegevens overzetten lijkt een technisch klusje, maar het raakt je hele bedrijf. Klanten, artikelen, prijzen, openstaande orders en facturen moeten in het nieuwe systeem kloppen, anders begint iedereen met wantrouwen aan het nieuwe pakket.
- Bepaal wat mee moet. Niet elke oude order of vertrokken leverancier hoort in het nieuwe systeem.
- Schoon op in het oude systeem, voor de verhuizing en niet erna.
- Zet een proefset over en laat de mensen die het werk doen die controleren.
- Spreek een moment af waarop het oude systeem alleen nog gelezen wordt, zodat niemand in twee systemen tegelijk werkt.
Koppelingen: waar het in de praktijk om draait
Een ERP staat nooit alleen. Bestellingen komen binnen via je webshop, betalingen via je betaalprovider, afspraken via je agenda. Zonder koppelingen tik je alsnog over, alleen nu naar een duurder systeem.
Vraag per koppeling drie dingen: wat geeft het pakket vrij, hoe vaak worden gegevens bijgewerkt, en wat gebeurt er als een koppeling hapert. Meer hierover lees je op de pagina over een API-koppeling laten maken.
ERP op maat: wanneer maatwerk ernaast zin heeft
Een ERP-pakket doet veel, maar niet alles op jouw manier. Dan heb je drie wegen. Je past je werkwijze aan het pakket aan. Je laat het pakket zelf verbouwen, wat elke update lastiger maakt. Of je laat het pakket zoals het is en zet er maatwerk naast voor het ene proces waarin jij anders bent dan de rest: een planning, een portaal voor je klanten of een scherm dat gegevens uit meerdere systemen bij elkaar zet.
Die derde weg houdt het pakket standaard en het maatwerk klein. Meer daarover lees je op de pagina over maatwerk software laten maken.
Zes valkuilen
- Het pakket kiezen voordat de processen op papier staan.
- Alles tegelijk willen invoeren in plaats van per onderdeel.
- Vervuilde gegevens meenemen naar het nieuwe systeem.
- De koppelingen als bijzaak behandelen.
- Niemand in het bedrijf aanwijzen die het traject trekt.
- Na de livegang niet afspreken wie het systeem en de koppelingen bijhoudt.
Waar Automatevia bij helpt
Automatevia bouwt maatwerk software voor het web en koppelingen tussen systemen. Rond een ERP helpen we je met het hele traject, of met het deel waar je hulp bij zoekt:
- Advies en pakketkeuze: we brengen je processen in kaart, stellen samen de eisen op en vergelijken de pakketten op jouw eigen gevallen.
- Implementatie: we richten het gekozen pakket in op jouw manier van werken en begeleiden de overstap.
- Gegevens overzetten: we schonen je gegevens op, zetten ze over en controleren samen met je mensen of alles klopt.
- Koppelingen: we verbinden het ERP met je webshop, je betaalprovider, je boekhouding of de andere systemen die je houdt.
- Maatwerk ernaast: voor het proces dat geen pakket goed doet, maken we software naast het ERP, zodat het pakket standaard blijft.
- Beheer: na de livegang houden we de koppelingen in de gaten, voeren we wijzigingen door en blijven we je aanspreekpunt.
Daarnaast bouwen we AI-teams die werk overnemen dat niet in vaste regels past. Meer daarover lees je op de pagina over AI-automatisering voor het mkb.
Veelgestelde vragen over ERP-implementatie
Wat is een ERP-implementatie?
Het traject waarin je een ERP-systeem kiest, inricht, vult met je gegevens en in gebruik neemt. Het bestaat uit processen opschrijven, een pakket kiezen, gegevens opschonen en overzetten, inrichten en koppelen, testen, overstappen en beheren.
Hoe lang duurt een ERP-implementatie?
Dat hangt af van hoeveel onderdelen je tegelijk invoert, van de staat van je gegevens en van het aantal koppelingen. Per onderdeel invoeren maakt het traject beter te overzien.
Wat kost een ERP-implementatie?
Naast de licentie betaal je voor het inrichten, het overzetten van gegevens, de koppelingen en de tijd van je eigen mensen. Vraag vooraf ook wat het bijhouden daarna kost.
Kan een ERP koppelen met mijn webshop?
Meestal wel, als het ERP en de webshop een API hebben. Wat er mogelijk is hangt af van wat beide systemen vrijgeven; dat ga je na voordat je een pakket kiest.
Is een ERP op maat laten bouwen verstandig?
Voor de meeste mkb-bedrijven is een standaardpakket met goede koppelingen de betere start. Maatwerk heeft zin voor het ene proces dat geen pakket goed doet en dat voor jou het verschil maakt.
Kan Automatevia helpen bij het kiezen van een ERP-pakket?
Ja. We brengen eerst je processen in kaart en stellen samen de eisen op. Daarna vergelijken we de pakketten die overblijven op jouw eigen gevallen, ook op wat ze vrijgeven om te koppelen.
Begin met de gratis scan
Wil je weten welke omweg bij jou weg kan? Stuur ons je wekelijkse taken en je krijgt terug wat een systeem daarvan kan overnemen. Naar de gratis scan. Heb je al een ERP op het oog of zit je midden in een traject, mail dan naar info@automatevia.com.
