Je webshop weet niet wat er in je boekhouding staat. Je CRM kent de afspraken uit je agenda niet. Iemand tikt elke dag dezelfde gegevens over van het ene scherm naar het andere. Een API-koppeling haalt dat werk weg: twee systemen wisselen gegevens uit zonder dat er een mens tussen zit. Op deze pagina lees je wanneer je een koppeling laat maken, wat erbij komt kijken en waar je op let.
Wat is een API-koppeling?
Een API is de ingang waarlangs een programma gegevens kan opvragen en doorgeven aan een ander programma. Een API-koppeling gebruikt die ingang om twee systemen met elkaar te laten praten. Komt er een bestelling binnen in je webshop, dan zet de koppeling de factuur klaar in je boekhouding. Verandert een klant zijn adres in je CRM, dan staat het ook goed in je facturatie.
Het verschil met een export en een import is dat het vanzelf gaat, op het moment dat er iets verandert, en dat niemand het hoeft te onthouden.
Standaardkoppeling of maatwerk?
Veel pakketten hebben kant-en-klare koppelingen met andere bekende pakketten. Kijk daar altijd eerst naar: een standaardkoppeling is sneller en wordt door de leverancier bijgehouden.
Maatwerk heb je nodig als:
- er voor jouw twee systemen geen standaardkoppeling bestaat;
- de standaardkoppeling wel bestaat, maar niet doet wat jouw proces vraagt, bijvoorbeeld omdat je met eigen velden, staffels of statussen werkt;
- er meer dan twee systemen in het spel zijn en de gegevens in een vaste volgorde moeten doorlopen;
- een van de systemen zelf gebouwd of sterk aangepast is.
Wat er bij een koppeling laten maken komt kijken
1. Vastleggen welke gegevens waarheen gaan
Welke gegevens gaan van welk systeem naar welk systeem, en wanneer? Welk systeem is de baas als twee systemen iets anders zeggen? Dit lijkt een detail, maar het is de vraag waar een koppeling op slaagt of strandt. Je hebt er iemand voor nodig die het proces kent, niet iemand die kan programmeren.
2. Nagaan wat de systemen toelaten
Niet elk pakket geeft alles vrij via zijn API. Soms kun je wel lezen maar niet schrijven, soms mag je maar een beperkt aantal verzoeken per uur doen, soms zit de API alleen in een duurder abonnement. Dat hoor je te weten voordat er gebouwd wordt.
3. Bouwen en testen met echte gevallen
Een koppeling die het goed doet met een gewone bestelling kan vastlopen op een retour, een creditfactuur of een klant met twee adressen. Test daarom met de uitzonderingen uit je eigen praktijk, niet alleen met het standaardgeval.
4. Afspreken wat er gebeurt als het misgaat
Systemen vallen uit en leveranciers passen hun API aan. Een goede koppeling meldt het als een bericht niet aankomt en probeert het opnieuw, in plaats van stil te stoppen. Vraag vooraf wie die melding krijgt en wie het oplost.
5. Bijhouden
Een koppeling is geen eenmalig project. Als een van de twee systemen verandert, moet de koppeling mee. Spreek af wie dat doet en hoe snel.
Combinaties waar vaak naar gezocht wordt
Bij deze combinaties zoeken ondernemers vaak naar een koppeling:
- Webshop met boekhouding: bestellingen, facturen en betalingen.
- Webshop met voorraad of ERP: producten, prijzen en voorraadstanden.
- CRM of boekingssysteem met boekhouding: klanten, offertes en facturen.
- Website of formulier met CRM: aanvragen komen direct bij de juiste persoon.
- Agenda met klantsysteem: afspraken en herinneringen.
Of een bepaalde combinatie kan, hangt af van wat beide systemen via hun API vrijgeven. Dat is stap 2 hierboven.
Koppeling of AI-agent?
Een koppeling verplaatst gegevens volgens vaste regels. Dat is genoeg als de invoer altijd dezelfde vorm heeft. Komt er tekst binnen die eerst begrepen moet worden, zoals een e-mail, een aanvraag in gewone taal of een factuur als pdf, dan heb je meer nodig. Een AI-agent leest wat er binnenkomt, maakt een voorstel en gebruikt daarna dezelfde koppelingen om het in je systemen te zetten.
Het kan beginnen met een koppeling; de agent komt erbij voor het werk dat niet in vaste regels past. Hoe je kiest welk proces je eerst aanpakt, staat in bedrijfsprocessen automatiseren: waar begin je.
Waar je op let bij een bouwer
- Vraagt hij eerst naar je proces, of begint hij over techniek?
- Kijkt hij of een standaardkoppeling volstaat voordat hij maatwerk voorstelt?
- Wie krijgt de melding als de koppeling hapert, en wie lost het op?
- Wie houdt de koppeling bij als een van je systemen verandert?
- Van wie is de code, en kun je ermee weg als je van bouwer wisselt?
Wat wij doen
Automatevia bouwt koppelingen via API's en webhooks, los of als onderdeel van een AI-team dat werk van je overneemt. Voor klanten bouwden we koppelingen met de betaalprovider Mollie. Voor ons eigen team koppelden we agenda, e-mail en WhatsApp. Bij een AI-team gaan belangrijke acties eerst langs jou.
Meer over het AI-team staat op de pagina over AI-automatisering voor het mkb.
Veelgestelde vragen over een API-koppeling laten maken
Wat is een API-koppeling?
Een API-koppeling laat twee systemen gegevens uitwisselen zonder dat iemand ze overtikt. Het ene systeem geeft via zijn API door wat er verandert, het andere systeem neemt dat over.
Wanneer laat je een koppeling op maat maken?
Als er voor jouw systemen geen standaardkoppeling is, als de standaardkoppeling niet past bij jouw proces, of als er meer dan twee systemen in een vaste volgorde moeten samenwerken. Kijk altijd eerst of een standaardkoppeling volstaat.
Kan elk systeem gekoppeld worden?
Nee. Het hangt af van wat een systeem via zijn API vrijgeeft. Sommige pakketten laten wel lezen maar niet schrijven toe, of bieden de API alleen in een bepaald abonnement. Dat ga je na voordat er gebouwd wordt.
Wat kost een API-koppeling laten maken?
Dat hangt af van het aantal systemen, van hoeveel gegevens in welke richting gaan en van wat de systemen toelaten. Een koppeling tussen twee bekende pakketten met een vast patroon is het minste werk. Vraag altijd ook wat het bijhouden kost, want dat loopt door na de bouw.
Wat is het verschil tussen een API-koppeling en een AI-agent?
Een koppeling verplaatst gegevens volgens vaste regels. Een AI-agent begrijpt tekst die binnenkomt, maakt zelf een voorstel en gebruikt daarna koppelingen om het vast te leggen. Voor werk met een vaste vorm is een koppeling genoeg.
Begin met de gratis scan
Wil je weten welk overtikwerk bij jou weg kan? Stuur ons je wekelijkse taken en je krijgt terug wat een systeem daarvan kan overnemen. Naar de gratis scan.
