Je werkt met drie pakketten en een spreadsheet die alles aan elkaar houdt. Het standaardpakket doet bijna wat je nodig hebt, en voor de rest heeft iemand een omweg bedacht. Op een dag kost die omweg meer tijd dan het pakket bespaart. Dat is het moment waarop bedrijven gaan zoeken naar maatwerk software. Op deze pagina lees je wanneer maatwerk loont, wat erbij komt kijken en waar je op let.
Wat is maatwerk software?
Maatwerk software is software die voor jouw bedrijf en jouw proces wordt gebouwd, in plaats van een pakket dat duizenden bedrijven op dezelfde manier gebruiken. Dat kan een planning zijn die rekent zoals jij rekent, een klantportaal waar je klanten zelf hun zaken regelen, of een intern scherm dat gegevens uit meerdere systemen bij elkaar zet.
Het is niet hetzelfde als een pakket laten instellen. Bij instellen kies je uit wat het pakket kan. Bij maatwerk bepaal jij wat de software moet kunnen.
Standaardpakket of maatwerk: vier vragen
Maatwerk is niet altijd het antwoord. Stel jezelf eerst deze vragen:
- 1Bestaat er een pakket dat het grootste deel van het werk goed doet? Dan is dat bijna altijd de betere start.
- 2Zit het verschil tussen jou en je concurrent in dit proces? Voor je boekhouding niet, voor de manier waarop je plant of offreert misschien wel.
- 3Hoeveel omwegen heb je nu? Een spreadsheet naast het pakket is te overzien. Drie spreadsheets en een collega die als enige weet hoe het werkt, is een risico.
- 4Kan het ook met een koppeling? Vaak is het probleem niet dat een pakket iets niet kan, maar dat twee pakketten niet met elkaar praten. Dan is een API-koppeling genoeg.
Blijft er na deze vier vragen werk over dat geen pakket goed doet en dat voor jou het verschil maakt, dan is maatwerk het overwegen waard.
Wat er bij maatwerk software laten maken komt kijken
1. Het proces opschrijven voordat er gebouwd wordt
Software legt vast hoe je werkt. Als dat niet op papier staat, legt de bouwer vast wat hij denkt dat je bedoelt. Schrijf daarom eerst op hoe het werk nu loopt, met de uitzonderingen erbij, en wat er anders moet.
2. Klein beginnen
De eerste versie hoeft niet alles te kunnen. Kies het deel dat het meeste oplevert en laat dat eerst bouwen. Zo gebruik je de software al terwijl de rest nog bedacht wordt, en merk je vroeg wat in de praktijk anders werkt dan op papier.
3. Testen met je eigen gevallen
Laat de mensen die het werk doen de software proberen met echte gevallen, ook de lastige. Wat zij tegenkomen, vindt geen bouwer zelf.
4. Koppelen met wat er al is
Maatwerk staat zelden los. De software moet meestal gegevens halen uit of sturen naar je boekhouding, je betaalprovider of je website. Vraag vooraf welke koppelingen erbij horen.
5. Afspreken wie het bijhoudt
Software is na de oplevering niet af. Er komen wensen bij, en de systemen eromheen veranderen. Spreek vooraf af wie het bijhoudt en wat dat vraagt.
Web app of app voor de telefoon?
Veel maatwerk is een web app: software die je in de browser gebruikt, op elk apparaat, zonder iets te installeren. Voor werk op kantoor en voor klantportalen is dat meestal de eenvoudigste keuze. Een app voor de telefoon is zinvol als mensen hem onderweg gebruiken of als hij iets van de telefoon nodig heeft, zoals de camera of de locatie.
Van wie is de code?
Vraag dit voordat je tekent. Is de software na oplevering van jou, of huur je hem? Krijg je de broncode, en kan een andere partij ermee verder als je van bouwer wisselt? Staat de software bij jou of bij de bouwer? Er is geen enkel goed antwoord, maar je wilt het weten voor je begint.
Waar je op let bij een bouwer
- Vraagt hij eerst naar je proces, of laat hij meteen schermen zien?
- Stelt hij een pakket of een koppeling voor als dat genoeg is?
- Begint hij met een kleine eerste versie?
- Kun je spreken met de mensen die het bouwen?
- Is duidelijk van wie de code is en wie het bijhoudt?
Een beheeromgeving op maat: je beheert het zelf
Maatwerk hoeft niet te betekenen dat je voor elke wijziging de bouwer nodig hebt. Bij goede maatwerk software hoort een beheeromgeving: een afgeschermd deel waar je zelf bijhoudt wat je klanten te zien krijgen. Dat is iets anders dan een CMS voor de teksten van je website. Het gaat om je aanbod, je planning, je prijzen en je betalingen.
Voor Balayar bouwden we zo'n beheeromgeving in hun boekings- en betaalsysteem. Daarin kunnen ze zelf cursusdagen en events beheren, met datum, tijd, prijs, capaciteit en locatie, en ook de locaties, de producten op de betaalpagina's, kortingscodes, betaalverzoeken en facturen. Er zijn schermen voor de deelnemers en voor de cijfers over aanmeldingen en betalingen.
Wat wij bouwen
Automatevia bouwt maatwerk software voor het web. Voorbeelden van wat we bouwden:
- een boekings- en betaalsysteem met cursusinschrijving, een beheerscherm en een eigen API voor de klant;
- een klantportaal voor een zwemschool, waar ouders hun kind aanmelden, uitschrijven en ziekmelden;
- koppelingen met de betaalprovider Mollie.
Daarnaast bouwen we AI-teams die werk overnemen dat niet in vaste regels past. Meer daarover staat op de pagina over AI-automatisering voor het mkb.
Veelgestelde vragen over maatwerk software laten maken
Wanneer is maatwerk software beter dan een standaardpakket?
Als geen pakket het werk goed doet dat voor jouw bedrijf het verschil maakt, en als de omwegen rond je huidige pakketten meer tijd kosten dan ze besparen. Doet een pakket het grootste deel goed, begin dan daar.
Wat kost maatwerk software laten maken?
Dat hangt af van hoeveel de eerste versie moet kunnen, van het aantal koppelingen en van wie het daarna bijhoudt. Een kleine eerste versie voor een proces is het minste werk. Vraag naast de bouw altijd wat het bijhouden kost.
Hoe lang duurt het?
Dat hangt af van de omvang van de eerste versie en van hoe goed het proces al beschreven is. Een proces dat op papier staat en klein begint, gaat het snelst.
Van wie is de software na oplevering?
Dat verschilt per bouwer en per afspraak. Vraag vooraf of de software en de broncode van jou zijn, waar de software staat en of een andere partij ermee verder kan.
Kan maatwerk software koppelen met mijn boekhouding of betaalprovider?
Meestal wel, als die systemen een API hebben. Wat er mogelijk is hangt af van wat het systeem vrijgeeft; dat ga je na voordat er gebouwd wordt.
Begin met de gratis scan
Wil je weten welke omweg bij jou weg kan? Stuur ons je wekelijkse taken en je krijgt terug wat een systeem daarvan kan overnemen. Naar de gratis scan.
