Leads uit meerdere kanalen zijn pas waardevol als je ze strak opvolgt. Voor vastgoedbedrijven kan Instagram, advertising, influencer traffic, SEO en third-party verkeer tegelijk binnenkomen. Zonder centraal lead management systeem wordt het lastig om te zien welke aanvraag waar staat, welk kanaal resultaat oplevert en welke follow-up al is gedaan.
Bij Apex Real Estate lag precies daar de uitdaging: 5 acquisitiekanalen, geen consistente opvolging, geen realtime inzicht in de sales pipeline en geen duidelijk zicht op welk kanaal omzet opleverde. Automatevia bouwde daarvoor een centraal systeem met GoHighLevel, Typeform, lead scoring, 3 pipelines, 15+ workflows, dashboards en training.
Het resultaat is concreet: 80% snellere reactietijd, 30% sneller closen, 5 geautomatiseerde kanalen en 3 actieve pipelines op kwalificatiescore.
Vijf kanalen, nul overzicht
Apex Real Estate werkte met leads uit 5 bronnen: Instagram, advertenties, influencers, SEO en third-party kanalen. Dat zijn allemaal verschillende instappunten. De ene aanvraag komt binnen via social, de andere via zoekverkeer, en weer een andere via een externe partij.
Het probleem was concreet: leads kwamen ongeordend binnen vanuit die 5 verschillende kanalen. Er was geen consistente opvolging. Iedereen handelde leads anders af. Er was geen zicht op welk kanaal omzet opleverde. Waardevolle leads bleven liggen. En er was geen realtime inzicht in de sales pipeline.
Zonder goede tracking weet je niet welk kanaal echt omzet oplevert. Je stuurt op gevoel in plaats van op data.
Voor elk vastgoedbedrijf is dat een herkenbaar operationeel risico. Niet omdat er te weinig leads zijn, maar omdat het proces na binnenkomst te afhankelijk wordt van losse handelingen. Als de opvolging per persoon verschilt, wordt het lastig om performance te sturen.
Een lead management systeem voor makelaars moet daarom niet alleen leads verzamelen. Het moet ook laten zien waar een lead vandaan komt, hoe die wordt beoordeeld, wie actie moet nemen en wat de volgende stap is.
Bij Apex Real Estate zat de kern dus niet in meer kanalen toevoegen. De kern zat in controle krijgen over de kanalen die er al waren.
Eén centraal systeem voor alle kanalen
Automatevia richtte GoHighLevel in als centraal CRM voor Apex Real Estate. Daarmee kwamen intake, opvolging, kwalificatie en rapportage op één plek samen. GoHighLevel was in deze case dus niet alleen een database, maar het operationele middelpunt van het leadproces.
Voor de intake werden 5 Typeform-formulieren opgezet: één per acquisitiekanaal. Dat maakt het mogelijk om leads direct vanaf de bron beter te structureren. Een aanvraag uit Instagram, advertenties, influencers, SEO of een third-party bron kan zo met de juiste context binnenkomen.
Daarbij werd UTM-tracking gebruikt voor source-attributie per kanaal. Dat onderdeel is belangrijk, omdat een vastgoedteam anders alleen ziet dát er leads binnenkomen, maar niet goed genoeg welk kanaal welke waarde levert.
Vervolgens werd lead scoring ingericht. Leads werden op kwalificatiescore verdeeld over 3 pipelines:
- VIP voor leads met score 70+
- Premium voor leads met score 40-69
- Explorer voor leads met score onder 40
Die indeling maakt opvolging concreter. Warme leads kunnen prioriteit krijgen, terwijl minder ver gevorderde leads niet verdwijnen maar in een passende opvolgroute terechtkomen.
Automatevia bouwde daarnaast 15+ automation-workflows: scoring, tagging, notificaties, routing, follow-up en lost-deal tracking met verplichte redenselectie. Dat laatste zorgt ervoor dat een verloren deal niet alleen uit beeld verdwijnt, maar dat er ook een reden wordt vastgelegd.
Voor rapportage kwamen er 4 KPI-dashboards: Funnel, Setter, Closer en Revenue. Daarnaast werd 1 custom dashboard gebouwd. De dashboardnamen spreken voor zich: elk dashboard is gericht op een andere fase in het salesproces, zodat elk teamlid werkt vanuit het overzicht dat bij zijn rol past.
De implementatie werd ondersteund met een live training van 2 uur, video walkthroughs en SOP-documentatie voor het salesteam. Daarmee werd het systeem niet alleen technisch opgeleverd, maar ook overdraagbaar gemaakt voor dagelijks gebruik.
Het resultaat: cijfers en procescontrole
De resultaten van Apex Real Estate:
- 80% snellere reactietijd op leads
- 30% sneller closen van deals
- 5 acquisitiekanalen geautomatiseerd
- 3 pipelines actief op kwalificatiescore
Deze cijfers moeten samen worden gelezen. De 80% snellere reactietijd gaat over de snelheid waarmee leads worden opgevolgd. De 30% snellere closing gaat over het commerciële proces nadat een lead binnenkomt. De 5 geautomatiseerde kanalen en 3 pipelines laten zien dat het resultaat niet uit één losse workflow kwam, maar uit een systeem waarin intake, scoring, routing en rapportage samenwerkten.
Concreet betekent dat: een aanvraag via een van de 5 kanalen komt binnen via het bijbehorende intakeformulier, krijgt automatisch een kwalificatiescore en wordt op basis van die score in de juiste pipeline geplaatst. Het salesteam ziet in het dashboard precies waar elke lead staat en welke actie als volgende nodig is.
Amir vat het resultaat samen:
"AutomateVia heeft ons hele proces flink verbeterd en geoptimaliseerd. Onze reactietijd is 80% sneller, we houden klanten veel beter bij en we closen 30% sneller."
Amir, Apex Real Estate
Apex Real Estate had na de implementatie niet alleen snellere opvolging, maar ook een gestructureerder leadproces. Leads uit 5 bronnen kwamen niet langer als losse stromen binnen, maar werden centraal verwerkt, gescoord en verdeeld over pipelines. Dat is de kern van wat een goed lead management systeem oplevert: niet meer leads, maar betere grip op de leads die er al zijn.
Herken je dit in jouw vastgoedkantoor?
Als je leads uit meerdere bronnen binnenkrijgt, is het risico niet alleen dat je een aanvraag mist. Het grotere risico is dat je niet weet welke bron werkt, welke leads prioriteit hebben en waar opvolging blijft hangen.
Dat geldt voor makelaars, vastgoedbeheerders en vastgoedorganisaties die meerdere marketingkanalen combineren. Zodra leads via meerdere routes binnenkomen, heb je een systeem nodig dat intake, kwalificatie en opvolging consistent maakt.
De Apex Real Estate case laat zien wat er gebeurt wanneer die structuur wordt aangebracht: 5 kanalen worden geautomatiseerd, leads worden verdeeld over 3 pipelines en het team krijgt dashboards voor sturing.
Wil je jouw eigen leadflow naast deze aanpak leggen? Plan een gratis kennismaking via Automatevia. Dan kijken we samen naar je huidige kanalen, opvolging en meetbaarheid.
Verder lezen voor makelaars en vastgoedbeheerders
Deze case sluit direct aan op de processen achter de vastgoedartikelen van Automatevia. Lees ook hoe je leads buiten kantooruren automatisch opvolgt, welke processen makelaars als eerste automatiseren en wat AI in vastgoed echt doet voor makelaars en beheerders.
Plan een kennismaking. We kijken samen naar je huidige leadflow.