Beleggingspanden Financiering is de grootste onafhankelijke vastgoedfinancier van Nederland. Ze financieren vastgoedportefeuilles voor professionele investeerders en werken dagelijks met een continue stroom van leads, aanvragen en relatiebeheer op hoog niveau.
In dat soort operaties is snelheid van opvolging geen detail. Een lead die te lang blijft liggen, gaat naar een concurrent. Een marketingcampagne waarvan het resultaat onduidelijk is, kost budget zonder richting.
Voor het team bij BPF betekende dit concreet: meerdere uren per dag kwijt aan handmatige leadverwerking, reactietijden die opliepen en wekelijkse rapportagewerk dat te lang duurde. Het commerciële team deed administratie in plaats van klantgesprekken.
Automatevia bouwde daarvoor een 24/7 AI-team van 4 agents dat die operationele laag volledig overneemt.
De situatie voor de implementatie
BPF verwerkte inkomende leads handmatig. Aanvragen kwamen via meerdere kanalen binnen: formulieren, WhatsApp-berichten, LinkedIn en directe contacten. Elk contact moest worden herkend, verwerkt en in HubSpot worden ingevoerd. Duplicaten moest het team zelf spotten. Toewijzing aan de juiste medewerker ging handmatig.
Tegelijkertijd liepen campagnes op Meta en Google, maar het wekelijkse overzicht van die prestaties vergde iedere keer een handmatige ronde van exporteren, samenvoegen en interpreteren. Dat kostte tijd die er niet altijd was.
Het probleem was niet dat het team slecht werkte. Het probleem was dat het proces te afhankelijk was van handmatige aandacht op het juiste moment.
Wat Automatevia bouwde
Automatevia ontwierp een AI-team van 4 agents met elk een eigen rol.
HubSpot Bot (Lead-intake agent) De HubSpot Bot verwerkt inkomende leads automatisch. Hij herkent contactinformatie uit screenshots, WhatsApp-berichten en LinkedIn, detecteert dubbele contacten, maakt deals aan in HubSpot en koppelt elke lead aan de juiste medewerker. Het team hoeft niets over te typen en niets handmatig toe te wijzen.
Ads Intelligence Bot (Marketing monitor) De Ads Intelligence Bot bewaakt campagnes op Meta en Google. Elke week levert hij een gestructureerd rapport met platformoverstijgende vergelijkingen: welke campagnes presteren, welke afnemen en waar budget het meest oplevert. Geen exportwerk meer, geen losse spreadsheets.
De Kapitein (Orchestrator) De Kapitein is de centrale agent die doelen, taken en uitzonderingen bewaakt. Hij stuurt de andere agents aan en escaleert naar het team zodra er iets aandacht nodig heeft.
De Analist De Analist-agent bewaakt de pipeline dagelijks. Stilstaande leads, trage opvolging, bottlenecks in het proces. Het team krijgt inzicht zonder handmatig te hoeven checken.
Het resultaat
Het systeem draait inmiddels maanden non-stop.
Leadverwerking die voorheen meerdere uren per dag kostte, duurt nu minder dan 5 minuten. Reactietijden zakten van uren naar minuten. Het team bespaart 15-20 uur per week op handmatige verwerking en rapportagewerk.
Dat zijn uren die nu beschikbaar zijn voor wat het commercieel team echt doet: klantrelaties opbouwen en financieringsvraagstukken oplossen.
Het systeem werkt ook buiten kantooruren. Op maandag na een weekend, in drukke periodes, op de momenten dat het team iets anders aan zijn hoofd heeft. Een lead die binnenkomt om 22:00 wordt dezelfde nacht verwerkt en klaargezet voor de volgende werkdag.
Wat dit laat zien
De BPF-case laat zien wat een 24/7 AI-team voor een grotere vastgoedorganisatie betekent in de praktijk.
Niet een losse chatbot. Niet een enkele workflow-automatisering. Maar een team van agents dat als vaste operationele laag onder het bedrijf draait: leadverwerking, data-analyse en marketingintelligentie in één systeem.
Voor BPF betekende dat een commercieel team dat zijn tijd en aandacht kwijt kan aan het werk dat er echt toe doet.
Voor andere vastgoedfinanciers, vastgoedbeheerders en grotere makelaarsorganisaties met vergelijkbaar leadvolume is dat exact de vraag: hoeveel van de dagelijkse operatie draait nu op handmatige aandacht die ook anders ingezet kan worden?
Verder lezen
Lees hoe Automatevia een vergelijkbaar systeem bouwde voor Apex Real Estate: Van losse leads naar een geautomatiseerd systeem.
Wil je weten wat een 24/7 AI-team voor jouw vastgoedoperatie kan betekenen? Plan een kennismaking via Automatevia. Dan kijken we naar je huidige leadflow, je systemen en waar de meeste tijd of omzet weglekt.